8 outils numériques pour VRAIMENT gagner du temps

Aujourd’hui je voulais vous partager 8 outils que j’utilise quasiment tous les jours et qui me font gagner BEAUCOUP de temps.

Si vous me suivez depuis longtemps, vous savez que c’est une recherche perpétuelle chez moi.

Car j’ai beaucoup de projets et j’aime profiter de la Vie (famille, surf, permaculture, engagement associatif…).

Donc voici 8 outils qui pourront peut-être vous aider aussi !

Outil #1 : Le logiciel Irfanview

C’est un logiciel tout simple et tout léger (3 Mo) qui fait des merveilles !

Il n’est pas beau esthétiquement mais il est très efficace.

Je l’utilise pour 3 applications concrètes :

• redimensionner (alléger) une photo en 1 clic (pour mes sites webs ou pour envoyer une photo moins lourde par mail)
• capturer mon écran ou une partie de mon écran en 1 raccourci clavier (touche Contrôle + F11)
• redimensionner une série de photos en 2 clics (quand je dois envoyer une dizaine de photos dans un mail par exemple). Voici un tuto qui vous explique le principe.

Pour le télécharger c’est ici Logiciel IrfanView.

Outil #2 : L’appli Clear Scanner

C’est une appli très pratique pour scanner un document avec son smartphone Androïd en 1 clic.

Que ce soit au niveau PRO ou PERSO, cette appli me fait gagner BEAUCOUP de temps.

Fini les éternels problèmes de scanner sur imprimante, les clés USB pleines ou le temps passé à transférer les documents.

L’appli est très ergonomique.

On peut choisir facilement une partie ou la totalité du document à scanner.

Et le logiciel de traitement d’image améliore grandement la qualité de la photo.

Il est aussi très facile d’assembler plusieurs photos en 1 seul fichier (c’est très pratique quand on doit scanner plusieurs pages d’un seul document).

Ensuite on peut se l’envoyer directement via son serveur de messagerie (Gmail par exemple), la partager dans un groupe Whatsapp ou la stocker directement dans Evernote, Drive, Dropbox, Slack…

Voici un tuto pour vous aider que j’ai trouvé sur Youtube :

Pour la télécharger Appli Clear Scanner.

Je crois qu’il y a un peu trop de pub sur la version Iphone.

Outil #3 : Le logiciel en ligne Pdf2Go

J’utilise ce logiciel gratuit pour modifier rapidement n’importe quel document pdf.

C’est un peu magique !

On commence par télécharger le document pdf à modifier sur le site (gratuitement et sans inscription) dans la rubrique « Pdf to Word ».

On récupère un fichier Word facilement modifiable.

Il suffit ensuite de convertir ce fichier en pdf via le bouton « Convertir » ou l’option « Imprimer > Convertir en pdf » de son éditeur de texte.

L’opération dure moins de 3 minutes au total !

Il y a une vingtaine de fonctionnalités disponibles (« Compresser un pdf », « Pdf to Excel », « Pdf to Powerpoint »…), vous pourrez peut-être trouver votre bonheur.

Pour accéder au logiciel en ligne, logiciel Pdf2Go.

Outil #4 : Le logiciel Zoom

Depuis le début du confinement, ce logiciel de visioconférence professionnel est devenu indispensable.

Mais peu de gens l’utilisent pour une fonction qui moi me fait gagner BEAUCOUP de temps.

J’utilise Zoom pour enregistrer des « tutos » que je partage à mes collègues, mes clients, mes partenaires ou mes stagiaires.

Qu’est ce que j’enregistre comme tuto ?

Tout !

Voici une liste non exhaustive :
– la procédure complète pour faire un mailing (15 étapes en tout, un briefing à respecter, rappel des erreurs courantes, etc… )
– une mini formation sur un sujet précis et d’actualité (c’est une information descendante, je n’ai pas besoin d’être en direct)
– un compte-rendu de réunion (comme ça je n’ai pas besoin d’écrire et/ou de répéter 10 fois au téléphone)
– une démo d’un nouveau logiciel
– etc…

Il suffit d’avoir préparé le contenu, de partager son écran et d’appuyer sur le bouton « Enregistrer sur l’ordinateur ».

L’avantage de Zoom c’est que les vidéos sont déjà bien compressées.

Je décide ensuite comment je partage/stocke la vidéo (sur Drive, sur Youtube (version publique, privée ou non répertoriée), sur notre plateforme de formation interne, via Wetransfer…).

Et si j’ai eu des blancs ou si j’ai bafouillé, j’utilise l’outil #5 (juste après) pour faire un petit montage.

Outil #5 : Le logiciel Movavi

C’est un logiciel très pratique pour :
– faire des montages vidéos simples et rapides
– compresser des vidéos trop lourdes
– convertir un fichier vidéo ou audio dans le format dont vous avez besoin (il y a souvent des problèmes de compatibilité entre Mac & PC, entre les différents logiciels de traitement audio et vidéo etc…)
– capturer (enregistrer) un partie ou la totalité de mon écran

D’ailleurs, c’est un réflexe chez moi, dès que je commence à regarder une vidéo est intéressante sur Youtube ou sur un site Internet, je l’enregistre avec Movavi pour la stocker dans mon système d’informations.

Je DÉTESTE perdre mon temps à essayer de retrouver une vidéo super inspirante ou très utile sur Internet.

En plus, parfois, certaines vidéos disparaissent d’Internet alors que moi je suis sûr de les retrouver sur mon ordinateur (et mes sauvegardes sur Drive et sur ma disque dur externe) !

Pour télécharger le logiciel (49 € en promo quand j’écrie cet article), c’est ici Logiciel Movavi.

Outil #6 : Le logiciel Mind Meister

Ce n’est pas forcément mon logiciel préféré de Mind Mapping mais il a l’avantage d’être gratuit pour une très faible utilisation et vraiment pas cher pour une utilisation pro (8 € /mois).

Quand j’utilise un logiciel de Mind Mapping ?

Pour animer mes réunions à distance.

Cela permet aux personnes à tendance visuelle (60% de la population) de ne pas décrocher rapidement.

Et car, en général, on réfléchit sur des sujets COMPLEXES où le Management visuel permet d’avoir ce que les anglo-saxons appellent la « Big Picture », la vue d’ensemble d’un projet.

C’est aussi très pratique pour cadrer les débats dès le début de la réunion.

Après la réunion, il suffit de partager le lien de la carte sur le cloud ou d’exporter en jpg ou en pdf.

Le partage de la map + une SYNTHÈSE des conclusions dans un mail = gain de temps énorme !

Je vois encore des gens qui écrivent des compte-rendus de 10 pages que personne ne lit…

J’ai récemment découvert le logiciel Miro qui correspond plus à mes attentes (logiciel de visioconférence + logiciel de Mind Mapping intégré + possibilité d’ajouter de nombreuses méta données déjà structurées autour).

C’est EXACTEMENT ce que je fais sur un tableau blanc « physique ».

Je vais l’expérimenter et j’en ferais un article si les promesses de ce logiciel sont tenues.

On se rapproche doucement du tableau du film Minority Report mais on n’y est pas encore !

Et si vous cherchez un logiciel de Mind Mapping professionnel, je vous conseille le très beau Ayoa (ex IMindMap de Tony Buzan) ou le très fonctionnel mais coûteux Mind Manager 2020 (avec une quarantaine de cartes modèles selon vos besoins).

Outil #7 : Google Suite

Outre le fait que la suite Google propose la plupart des logiciels dont un professionnel a besoin, c’est la facilité de commenter très facilement un document sur le cloud qui m’a vraiment séduit.

Quand on travaille sur un projet ou un document, il est courant de faire les retours via des dizaines de mails.

Moi ça me rend DINGUE !

Alors qu’avec la Suite Google c’est si facile de proposer des modifications à l’endroit exact concerné.

Il suffit de sélectionner le texte et d’appuyer sur le bouton « Ajouter un commentaire ».

Et je ne parle même pas des 200 applis complémentaires disponibles dans le Store (voir la liste des appli Google).

Outil #8 : l’appli White Noise

C’est une appli gratuite (1,79€ la version premium) pour créer des « bruits blancs ».

Pourquoi j’ai intégré cette application smartphone dans mon article sur les outils de productivité ?

Car elle me permet de me CONCENTRER quand il y a du bruit autour de moi (collègues, famille, musique avec des paroles, open space…).

Donc d’être plus efficace.

Donc d’optimiser mon temps…

Il suffit de trouver le bruit blanc qui vous correspond le plus, moi c’est le bruit d’aspirateur.

C’est bizarre je sais…

Vous pouvez essayer la pluie, la mer, la tondeuse à gazon, la tempête et même en mixer plusieurs.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les bruits blancs, je vous conseille cet article sur Wikipédia (notamment la rubrique « Médecine ») : bruits blancs sur Wikipedia

Vous pouvez aussi investir dans un casque à réduction de bruit.

Ils sont maintenant très efficaces et vous permettent de travailler dans quasiment n’importe quelle condition de bruit extérieur. (j’ai trouvé un test des meilleurs casques à réduction de bruit pour vous).

Voilà !

J’espère que vous avez découvert des outils intéressants pour vous.

Moi CHACUN des outils présentés me fait gagner des dizaines de minutes chaque semaine soit quasiment une centaine d’heures par an.

Si vous en connaissez d’autres, merci de laisser un commentaire avec un lien pour que l’on puisse aller jeter un coup d’oeil !

Pour aller plus loin, mes formations « Super Learner » pour apprendre rapidement à partir de n’importe quelle source d’informations.

Et ma formation « Se libérer de son Business » si vous passez trop de temps au travail…