6 astuces pour éviter les INTERRUPTIONS dans votre travail

Se consacrer A L’IMPORTANT et laisser de côté le superflu est souvent difficile.

Car quasiment tous les jours, le LE MONDE ENTIER semble se liguer pour vous inonder de trucs idiots à faire !

Mais si on veut vivre « La Semaine de 4 heures » de Tim Ferris, croyez-vous qu’on soit sur la bonne voie ?

Fort heureusement, grâce à quelques changements simples de routine, venir vous ennuyer peut devenir PLUS PÉNIBLE que de vous laisser tranquille. 😉

Les 3 TYPES d’interruption au travail

Quand je parle d’interruption, je parle de « Tout élément empêchant l’achèvement d’une tâche PRIORITAIRE ».

Vous voyez ce que je veux dire…

On peut considérer qu’il y a 3 grands types d’interruption :

1 – Ce qui vous fait PERDRE votre temps

Ce sont les choses qui pourraient être laissées de côté sans grandes conséquences.

Par exemple, certaines réunions, des coups de téléphone, surfer sur le web, répondre à des emails sans impact réel.

2 – Ce qui CONSOMME votre temps

Ce sont les tâches répétitives ou les requêtes qui doivent être traitées mais qui interrompent souvent un travail plus important et ambitieux.

Par exemples, répondre à des coups de téléphone ou à des mails concernant le service client (statut des commandes, assistance pour un produit…), le reporting financier ou commercial.

3 – Le besoin de VALIDATION(S)

Ce sont toutes les situations où vous attendez une validation ou quelqu’un attend votre validation.

Par exemple, régler les problèmes des clients (expéditions égarées, livraisons endommagées, fonctionnement défectueux), des achats de bureautique etc…

Nous allons voir maintenant COMMENT gérer chacun d’eux.

ASTUCE #1 : Limiter les mails

Premier réflexe : limitez la consommation ET la production de mails.

Ils sont la source n°1 d’interruption dans notre monde professionnel moderne.

Commencer la journée par regarder ses mails est d’ailleurs le meilleur moyen de vous éloigner de vos vraies priorités.

Dans son best-seller, Tim Ferris nous conseille de consulter notre boite de réception 2 fois par jour.

Une fois juste avant le déjeuner et une vers 16h.

Lui annonce qu’il est arrivé au stade où il ne consulte ses mails qu’une fois par semaine !

C’est tout un SYSTÈME à mettre en place…

Au bout d’un moment, on se rend compte que les urgences sont le plus souvent de fausses urgences qui nous occupent et nous font nous sentir importants.

Pourquoi ne pas essayer ?

Et bien sûr, STOP aux notifications « Push » sur votre smartphone…

Astuce #2 : Filtrer les appels téléphoniques

Désormais il est possible d’avoir 2 numéros de téléphone sur le même mobile.

Pourquoi est-ce intéressant ?

L’un peut servir aux urgences.

L’autre peut vous permettre d’avoir un répondeur pour 80% des appels.

Vous pouvez enregistrer LES RÉPONSES aux questions les plus courantes sur ce répondeur.

Vous pouvez même rediriger les gens vers une page « QUESTION FRÉQUENTES » sur votre site web.

Cela vous évitera d’avoir à traiter vous mêmes 80% des demandes…

Astuce #3 : Maîtriser l’art de dire « Non » pour éviter certaines réunions

Les réunions sont potentiellement la plus grande source de perte EN TEMPS (délai pour y aller et pour en revenir, discussions & débats sans fins…).

N’acceptez donc une réunion que si l’objectif de la réunion est de prendre DES DÉCISIONS.

Ok, cela peut être difficile selon votre statut dans l’entreprise.

Si vous êtes SALARIÉ(E), vous pouvez demander un mail avec l’ORDRE DU JOUR et les OBJECTIFS PRÉCIS de la réunion.

Et aller voir ensuite votre supérieur pour lui demander son avis (sachez orienter la discussion à votre avantage…).

Si c’est vous le (la) DIRIGEANT(E), c’est de votre devoir de former ceux qui vous entourent à être plus efficaces et plus productifs.

Astuce #4 : Indiquer « Ne pas déranger »

Au bureau, il est courant de se faire « déranger » par des personnalités « voleuses » de temps (voir mon article dédié sur ce thème).

Comment faire pour LEUR ÉCHAPPER ?

Si vous êtes dans un bureau fermé, il suffit généralement de fermer la porte ou de mettre un panneau « Ne pas déranger jusqu’à …  » (indiquez l’heure de fin)

Le fait de préciser l’heure de disponibilité est une STRATÉGIE PSYCHOLOGIQUE pour aider vos collègues à accepter votre concentration.

Ce n’est pas un refus de votre part, c’est juste un décalage dans le temps.

Vous pouvez faire de même avec les agendas partagés en ligne.

Il suffit de réserver un créneau horaire avec une action spécifique (exemple : étude du client X).

Il est ainsi facile de voir QUAND on peut venir vous voir.

Astuce #5 : Grouper ce qui consomme du temps

Vous l’avez sûrement constaté, il y a TOUJOURS un temps de mise en chauffe INCOMPRESSIBLE pour toutes les tâches.

Qu’elles soient grandes ou petites.

Selon plusieurs études, reprendre un tâche peut exiger jusqu’à 45 minutes de remise en condition psychologique ! (1)

On comprend dès lors l’importance de GROUPER les tâches répétitives surtout si elles sont RÉCURRENTES.

Moi j’ai décidé de regrouper mes tâches administratives (factures, paiements…) CHAQUE JEUDI APRES-MIDI pour éviter de passer mon temps à me reconcentrer.

Je préviens juste mes clients et mes fournisseurs.

Et ça ne leur pose généralement AUCUN PROBLÈME.

Astuce #6 : Définir des règles de validation et de réajustement

Que l’on ait un supérieur qui se mêle de tout et qui exige sa validation pour tout.

Ou que l’on suive soi-même de trop près le travail de quelqu’un d’autre.

Ce sont 2 choses qui CONSOMMENT votre temps.

Que vous soyez Dirigeant ou Manager, l’objectif est donc de mettre à disposition un accès TOTAL aux informations nécessaires et à la plus grande capacité de PRISE DE DÉCISION possible.

Pour éviter de nombreuses sollicitations, ne vaut-il mieux pas indiquer à ses commerciaux « Si un problème coûte moins de 100 euros à résoudre, utilisez votre jugement et faîtes ce qu’il convient ».

Tout en précisant « Faîtes ce que vous estimez devoir faire et nous procéderons à des réajustements au fur et à mesure ».

C’est incroyable comment une personne peut s’investir et trouver des solutions innovantes quand on lui fait CONFIANCE !

Plus de TEMPS pour vous, plus de MARGES bénéficiaires et des gens plus CONTENTS partout, ce n’est pas un beau résultat à atteindre ça ?

En résumé :

• Limitez les mails, source n°1 des interruptions
• Filtrez les appels téléphoniques
• Maîtrisez l’art de dire « Non » pour éviter des réunions inutiles
• Indiquez clairement « Ne pas déranger jusqu’à… » pour rassurer vos collègues
• Groupez ce qui consomme du temps pour éviter d’avoir à vous reconcentrer en permanence
• Définissez des règles de validation (et de réajustement) pour vous éviter des tracas et du temps

(1) : The cost of Not Paying Attention : How Interruptions impact Knowledge Worker Productivity, JB Spira & JB Feintuch, 2005