Les réunions sont obligatoires, on le sait, mais elles sont particulièrement nombreuses dans certaines entreprises et institutions.
Quand je vois le temps perdu lors de ces réunions je me dis qu’il y a vraiment un intérêt national à apprendre à animer une réunion. Et je dis « national » car les entrepreneurs étrangers que je connais sont souvent abasourdis par le nombre de réunions et la lenteur des débats qui aboutissent souvent à pas grand chose…
« Je suis débordé(e) »
Et après on s’étonne d’être « débordé(e) » et « de manquer de temps pour faire avancer les projets ».
Pour les plus consciencieux cela se traduit par des horaires à rallonge avec des départs du boulot tard le soir voir rattraper le travail le week-end.
Pour les autres cela se traduit par un stress permanent pour faire rentrer tout ça dans les horaires « officiels ».
Enfin je ne parle pas de la catégorie de gens qui finalement s’en fichent un peu que les projets avancent du moment qu’ils sont payés à la fin du mois. Ceux-là ne lisent sûrement pas mes articles…
Voilà pour le contexte, vous l’aurez compris je ne supporte plus les réunions qui n’aboutissent pas rapidement sur du concret, c’est d’ailleurs pour cette raison que je me suis intéressé au Mind Mapping.
Je cherchais une solution pour animer mes réunions efficacement et je suis tombé sur un article « Animer une réunion avec le Mind Mapping » en 2005 qui a fait « tilt » !
Cela été le début de mes recherches quasi anthropologiques sur le fonctionnement du cerveau et comment l’utiliser au mieux…
D’ailleurs quand on dit « réunion » il faudrait préciser quel type de réunion ? Car il faut en fait réfléchir aux fonctions de la réunion.
Les 4 grands types de réunion
J’en vois 4 principales qui peuvent éventuellement se mixer parfois :
- La réunion « Recueil d’information » > pour faire le point sur une situation
- La réunion « Mettre en place des solutions » > pour régler des problèmes
- La réunion « Transmission d’informations » > pour transmettre une information ou une décision
- La réunion « Construction de fond » > pour nourrir une réflexion moyen / long terme
Et pour chaque type de réunion il faut ensuite jouer sur :
- le nombre de participants adapté
- la disposition de la salle et donc des participants
- l’accueil des participants
- le rappel OU la définition des objectifs
- le rôle précis de l’animateur
- le type de support utilisé
- le timing de la réunion
- le type de compte-rendu
Si vous souhaitez en savoir plus je vous conseille le livre « Animez vos réunions! » de Julia Kalfon aux éditions Dunod. J’imagine qu’il y en a des meilleurs (n’hésitez pas à m’en faire part dans un commentaire sous l’article) mais c’est déjà un bon début. Il est rapide à lire, concret et permet d’apprendre les bases indispensables.
La réunion version « Classique »
Je constate que très peu de gens jouent réellement sur les facteurs énoncés ci-dessus.
Ce qui se traduit généralement sur le terrain, par facilité, par une projection d’une très belle présentation Powerpoint avec régulièrement l’animateur qui propose « Vous avez des questions? » et pas grand monde qui réagit… Je pense que vous vivez cette situation régulièrement….
J’ai vécu cette situation pas plus tard qu’hier matin, quand une consultante d’un grand cabinet de conseil parisien est venu présenter les résultats de leurs travaux pour une grande association dans laquelle je suis Administrateur.
C’est un cas caricatural mais c’est un cas réel ! Et pour que l’on apprenne ensemble à faire mieux, voilà les problèmes que j’ai constaté.
Certains ne seront pas améliorés grâce au Mind Mapping mais pendant que j’y suis autant penser « Global » !
D’abord ce qui était bien :
- Petite présentation succinte oralement de chaque participant et pourquoi il nous avait invité par le co animateur avant de commencer
- Un rappel oralement de l’objectif global de la réunion
- Une jolie présentation Powerpoint avec des diapositives intégrant de belles photos, des diagrammes et des schémas pédagogiques
- Des remerciements pour chaque participant à la fin
Maintenant ce qui m’a posé problème :
1 – Les participants se sont assis en demi cercle autour de la consultante sur 2 rangs différents
>> Les gens de derrière se sont sentis directement moins impliqués. D’ailleurs quand j’ai proposé d’élargir le cercle pour les intégrer, l’un d’eux m’a dit « je reste derrière pour bosser sur autre chose ». Superbe exemple de prévision d’implication dans la réunion….
2 – Il n’a jamais été question d’horaires de fin pour la réunion
>> Il faut toujours demander les contraintes horaires de chacun et valider ensemble une heure de fin pour s’obliger à aboutir à quelque chose de concret dans le temps imparti
3 – Les objectifs réels de la réunion n’ont pas été clairement définis par écrit ni dans l’ordre du jour ni au tout début de la séance
>> On ne retient que 20% de ce qu’on écoute et selon votre profil de mémorisation ça peut être encore moins ! Du coup chacun part sur des objectifs différents dès le début (et certains n’ont même pas d’objectif en arrivant….). Du coup il ne faut pas s’étonner que les débats partent ensuite dans tous les sens et qu’on passe du temps sur des détails qui n’ont rien à voir avec l’objectif de l’animateur. CLASSIQUE !!
4 – La présentation Powerpoint était jolie mais certaines diapos étaient clairement mises pour faire une présentation « sérieuse » en misant plus sur la quantité que sur la qualité
>> Powerpoint est un super logiciel, très pratique à utiliser mais c’est aussi le maître de l’Illusion !
De par sa structure et son fonctionnement, il empêche les participants de la réunion de se poser des questions car c’est le concepteur de la présentation qui décide exactement où il veut aller et il noie nos cerveaux en multipliant les diapositives simplificatrices : un titre + un constat sans possibilité de le remettre en cause.
Je vous conseille à ce sujet un excellent livre de Nicolas Beretti « Stop au Powerpoint » qui ne remet pas en cause l’utilisation bien maîtrisée du logiciel mais qui explique comment ce logiciel impose sa façon de fonctionner et comment il nous aide à endormir les participants (parfois réellement!).
5 – Le fait de n’avoir pas de timing de fin entraîne directement un laisser aller dans le débordement des échanges et donc du temps…
>> Quand l’animateur n’a pas la pression d’arriver à un résultat rapidement, il n’a aucune raison de recadrer les échanges pour éviter de déborder. Et on peut comprendre qu’il n’ai pas envie de le faire spontanément car ce n’est jamais vraiment agréable de couper la parole à quelqu’un ou de lui dire qu’on s’éloigne du sujet.
Pourtant personne ne peut reprocher à l’animateur de recentrer la discussion pour respecter les horaires convenus ENSEMBLE ! C’est donc plutôt un avantage pour l’animateur de caler un heure de fin !
6 – N’ayant pas d’objectifs précis à la réunion, on n’a même pas évoqué les résultats CONCRETS auxquels on veut aboutir
>> Le fait d’être obligé de se projeter ensemble en imaginant au début de la réunion les résultats concrets auxquels on veut aboutir permet de donner un cadre.
Du coup à la fin de la réunion, qui a débordé dans le temps, on se dit qu’on travaillera sur le plan d’actions à la prochaine réunion…. CLASSIQUE !!!
Et la consultante était venue spécialement de Paris par avion le matin même pour repartir à midi par un autre avion…
Bilan de cette réunion
- j’ai perdu 1 heure 30 sur les 2 heures de la réunion
- il faudra que je revienne pour faire le plan d’actions ensemble
- 6 autres participants ont perdu leur temps alors que je suis sûr qu’ils avaient beaucoup d’autres choses plus urgentes à faire
- le Bilan Carbone des 2 consultants (oui ils étaient 2) est plutôt moyen… Une visio conférence de 30 minutes pour nous présenter le constat aurait suffit…
- je suis passé pour un méchant auprès de la consultante car j’ai demandé d’aller plus vite car je trouvais qu’on avançait pas… elle ne savait pas que j’ai horreur de la « réunionite »
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La réunion version « Mind Mapping »
L’avantage du Mind Mapping c’est que la réunion est organisée autour d’une carte commune structurée et structurante visible en intégralité par tous. Enfin quand on maîtrise bien la méthode! 😉
En effet, l’animateur doit organiser sa carte autour :
- d’un grand support visuel visible par tous pour pouvoir poser toute la complexité du projet et pour pouvoir faire des liens entre les parties (essayez de vous rappeler le contenu des diapositives précédentes quand une présentation Powerpoint fait plus de 10 diapos…)
- d’un sujet précis, le coeur de la carte, qui rappelle en permanence l’intention de la réunion
- de 4 à 5 branches avec des thèmes à valider ensemble (donc on implique tout de suite les participants)
- de branches utilisant peu de mots (des mots clés), ce qui oblige à être concis et efficace
En outre la carte permet de gérer le timing de réunion car on voit visuellement l’avancé de la réunion en fonction du remplissage de chaque branche.
Si j’avais été la consultante j’aurais utiliser un grand tableau blanc avec le sujet au milieu et 5 branches à développer ENSEMBLE avec par exemple les thèmes :
- Objectifs (de la réunion)
- Résultats (de l’étude)
- Perspectives (avec en sous branches Qu’est ce qu’on en fait ? Pourquoi ? Pour qui ? Comment ?)
Et en 2 heures avec le Mind Mapping et un animateur formé on aurait aboutit à :
- un plan d’actions complet avec une validation collective des priorités
- une répartition des tâches par personne
- une date butoir pour chacun
- je me serais engagé à contacter chacun individuellement avant la date butoir pour vérifier que les actions ont bien été mises en place
- un compte rendu synthétique d’une page (!) comprenant l’ensemble de la réunion
Je sais c’est plus facile à dire qu’à faire mais aujourd’hui avec la version « Classique » on n’a même pas l’ébauche d’un plan d’actions donc il y a de la marge !! 😉
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